职业化员工必修的10堂课-第9章
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●目前常用的时间管理手段
■以富兰克林·柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具。
■以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具。
尽管电子工具是办公现代化的体现，但它时常并不像纸质工具那么方便。
●以终为始
可以这样来做计划：
Goal by Year每年设定目标。
Review by Month （at least Quarter）每月（至少每季度）反思回顾。
Plan by Week每周制订计划。
Live by Day过好每一天！
■首先从目标开始：
每年都要把你最重要的人生目标放在首位（Goal by Year）。放下眼前的事，静气凝神把注意力放在有激情的地方，这是世界最需要你去为之奋斗的。柯维在其《高效能人士的第8个习惯》一书中写道：〃一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的，而不是发明出来的。〃 譬如我自己，生活的经历让我发现〃影响他人〃是我的一大天赋才能，因此，培训便成为了我人生的一项使命。当然，我还有许多其他与〃影响他人的才能〃相关的梦想，这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括：让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益；通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；让家庭实现崭新的过渡（儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修）。
最重要的目标是你无论如何都要去拼力实现的。同时，你也不要忽视人生的其他方面。这就是说，一旦确定好你最重要的目标，你还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如，我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关，然后我就会考虑，在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。
■确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中（Plan by Week）：
行动切忌闷头前行，不会驻足反思。每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结（Review by Month or Quarterly）。
■〃活在当下〃（Live by Day）的真谛：
每年年终，你是否能像孙悦的一首歌里唱的那样〃身体不错，工作不错，心情也不错〃？
●与时间管理工具相关的最重要的五个概念
以下五个概念，可以涵盖我们人生中所有要做的事。我向大家介绍的〃效能效率年册〃，其实就是利用这一工具，帮助你管理这五个概念，也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。这五个概念是：①约见；②活动；
③未来活动；④对别人的承诺；⑤别人给你的承诺。
■约见：日期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培训、接机等。
■活动：日期也已经确定，但没有规定开始时间，优先度可由自己确定， 如写个报告，电话通知，发邮件等。
■未来活动：未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动，如你今年年假何时休，怎么休还有待安排，这就算未来的活动。
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第25节：时间管理（6）
■对别人的承诺：不一定有开始时间，但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。
■别人的承诺：别人向你交付的成果有时间期限。
有人可能会问，那么人死属于什么？正常来说，人死应该是未来的活动。但如果一个人想自杀，并且确定好了日期和时间，那么就成了约见。
上学算什么？上学属于约见。开学有日期，放假也有日期；上学有时间，放学也有时间；入学有期限，毕业也有期限。
做梦是什么？你不知道什么时候做梦，那是未来的活动；你想今晚做梦，那是活动；你想一睡着就做梦，那是约见。
●时间管理体系的两个层面
■时间安排：每项工作活动发生的时间和所需要的时间。
■信息管理：与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。
时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统，应包括：
■时间安排工具：日历，每日时间表，每日活动表，甘特图（项目管理工具）等。
■信息管理工具：电脑硬盘档案，软盘、光盘档案，纸文件档案，电话、会见记录单等。
●时间管理的具体方法
■每年制定目标。
工具：人生之轮。
■每周制订计划。
工具：周计划。
■未来活动安排：
工具：日历（大概估计日期，填写在估计日期的月份）。
■约见、会议安排：
工具：日历。
■每天的安排：
工具：〃每日安排表〃（见附录3…1）。
◆这一工具的特点：
可以用A4纸自己拷贝。
自己填写日期，灵活、经济。
管理时间的维度全面周到，且一目了然。
◆在每日下班前计划第二天的工作。
◆首先将日历中的约见、会议填入时间表 （参考附录3…2）。
◆将活动按优先性分成A、B、C、D类。
A类：紧急且重要。
B类：重要但不紧急。
C类：紧急但不重要。
D类：不重要也不紧急。
◆估计每类活动应花的时间（参考附录3…3）：
工作不是干了算，而是应该算了干！
对事讲效率，对人讲效果：谈事可以将时间卡得死一点，当涉及情
感，人员发展等问题时，留的时间余地就要大一些。
◆将活动穿插到约会的间隙内（附录3…2）。
◆第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整。
◆每天的工作安排应该：首先处理A、B类，然后是C类，努力完成D类，避免拖延。
■别人的承诺：
工具：每日安排表中〃别人的承诺〃部分。譬如，当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时，你就可以直接填写一张该日期的每日安排表，并将责任人和要交付的任务记录在〃应交付的工作〃一栏中。到了该日期，这一记录就会给你提醒，从而省去你用脑子记忆的负担。
■对别人的承诺：
工具：可能运用到以上所有工具。因为你给别人的承诺，如项目管理，可能会包括约见、活动、未来活动和别人的承诺。
■每个月，至少每季度要做反思回顾。
工具：成绩总结表。
■集中统筹……将以上所有工具集中在一册中，形成自己的人生。
〃效能效率年册〃
扉页：人生之轮……帮你设定一年的目标
※虹※桥※书※吧※BOOK。
第26节：时间管理（7）
接后：日历……帮你记录约见、未来活动
接后：每月的一摞〃每日安排表〃
○第1页为：月目标、周计划
○从第2页起：每天一页〃每日安排表〃……帮你记录、计划当天的约见、活动、当天到期的别人的承诺和为兑现你对别人的承诺应做的事
○最后一页：月度〃成绩总结表〃……帮你回顾、反思
接后：重要联络信息
接后：重要任务沟通记录
接后：其他你认为重要的信息记录（如重要的纪念日、重要的卡号等）
●运用时间管理工具的好处
■工具帮你记忆，从而减轻心理、思想和头脑负担。
■帮你轻松有序地完成任务，实现人生的各项目标。
●怎样应对打扰
■打扰的来源（5P）：
◆People （人）：同事、上级。永远不要把客户当成是打扰，而是机会！
◆Phone （电话）。
◆Paper （公文）：信件、与自己无关的E…mail、文件、没用的名片等。
◆Personal （自我打扰）：开小差、与别人聊天、打私人电话等。
◆Peripheral vision （视力所及的环境干扰）：乱贴的小黄笺、太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物。
■应对打扰的方式：
◆拒绝：不要有求必应，而要学会善意的拒绝。
◆推迟：帮助对方认清主次，适当推迟。
◆减少：为对方限时。
◆阻止：规定不受打扰的时间和情况。
要想避免打扰且不得罪别人，你就必须实践高效能人士的习惯4、5、6，从而让你的〃情感账户〃充实圆满！
■怎样应对〃人〃的打扰：
◆〃谁〃经常打扰？
同他们沟通，说明自己的工作方式。
同他们一起探讨如何做好时间管理。
◆经常因为〃何事〃打扰？
如果无书面说明，制作出来，简明易懂。
再因此受到打扰，先让对方自己阅读说明，不明白再来找你。
■怎样应对〃电话〃打扰：
◆尽量设置留言电话。
◆不要一有电话就接，每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。
◆可以留出一段时间回复电话。
■怎样应对〃公文〃打扰：
◆公文的分类：
活动性公文：需要你采取应对行动的公文。
信息性公文：已处理完需要存档的公文。
◆电子邮件应按事务四分类的优先顺序处理。
◆办公桌上只留活动性公文，给信息性公文找个〃家〃……存档。
◆存档的原则：
一般需要存档的文件是公司所有文件的10％。
根据公司要求该存档的存档。
无章可循的分批归档：过一段时间（一般为一个月）决定是否需存档。
能用电子版存档，就不要用纸文档。
需要经常用的文件，最好有纸文档。
对存档的文件可注明销毁日期。
■怎样应对〃自我〃打扰：
◆增强时间观念，应用时间管理方法管理好自己的时间。
◆当然，适当的〃自我〃打扰也是休息的一种方式，但千万不要因此而打扰了别人。
■怎样应对〃周围环境〃的打扰：
◆改善时间管理的第一项切实工作……整理你的办公桌！
活动性公文是否放在〃来件篮〃和〃发件篮〃中？
电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄笺纸（即时贴）吗？
※虹※桥※书※吧※BOOK。
第27节：时间管理（8）
信息性公文是否还在桌面上？
哪些信息性文件需存档？哪些需扔掉？
哪些需保留一段时间再决定是否存档？有地方保留这些文件吗？
名片�
